Un bon papier égaré, un accord donné au téléphone que personne n’a noté, et la facture est contestée. Dans Karzen, l’estimation, l’accord du client (date, heure, façon) et le travail restent dans un seul dossier, jusqu’à la facture.
Un tableau blanc ne montre que ce que le dernier a écrit. Chaque travail est une carte : glissez-la de À faire à En cours puis à Terminé, renommez les colonnes ou ajoutez-en jusqu’à huit, et tout le garage la voit avancer.
Une auto immobilisée dans une baie sans explication, c’est la journée qui bloque. Mettez le travail en attente avec une raison, des pièces ou l’accord du client, et la carte l’indique.
Deux autos envoyées dans la même baie, ou une oubliée dans la cour. Au début du travail, choisissez la baie et le technicien : Karzen vous avertit si la baie est prise, et la carte montre depuis combien de temps l’auto attend.
Une vieille estimation refait surface à un vieux prix. Chaque estimation indique jusqu’à quand elle tient, et est marquée expirée une fois la date passée. Quand le client dit oui, approuvez-la : elle devient le bon de travail, avec toutes ses lignes.
Quand la facture est contestée, un accord que personne n’a noté ne vous aide pas. Notez quand le client a donné son accord, qui l’a donné, comment (en personne, par téléphone, texto, courriel ou par écrit), les travaux acceptés et le nouveau total. Une fois enregistré, il ne peut plus être modifié, et il s’imprime sur les documents.
Les règles d’estimation changent d’une province à l’autre. L’estimation qui lie au Québec, 10 % de plus en Ontario, 10 % jusqu’à 100 $ en Alberta et au Manitoba. L’état des pièces, les pièces remplacées et la garantie sont activés là où votre province les exige.
Fini les lignes griffonnées dans la marge. Ajoutez la main-d’œuvre à votre taux horaire, les pièces avec leur numéro et leur état (neuve, usagée, reconstruite ou remise à neuf), les rabais et les crédits.
Vos marges ne regardent que vous. Suivez ce que chaque pièce vous a coûté et votre marge sur le travail : les coûts ne s’affichent qu’aux personnes autorisées, et ne s’impriment jamais.
Certaines notes sont pour le client, d’autres non. Écrivez une note qui s’imprime sur l’estimation, le bon de travail et la facture, et gardez des notes internes qui ne s’impriment jamais.
Pas besoin de faire le tour du garage pour savoir où en est la journée. Des cartes montrent ce qui est au garage, ce qui est prêt, ce qui attend, les estimations sans réponse et ce qui a été facturé aujourd’hui.
Retaper un bon de travail en facture, c’est là que les erreurs se glissent. Quand le travail est terminé, le bon de travail devient la facture, sans rien retaper.
Fini de feuilleter un manuel pour chiffrer un travail. Consultez les temps standards et les calendriers d’entretien directement du bon de travail. Bientôt